Temat miesiąca W dziale tym znajdująa się aktualne zagadnienia dotyczące rozliczeń z ZUS. W każdym miesiącu sprawdzisz, na czym polegają kluczowe zmiany w przepisach oraz jak stosować nowe wytyczne ZUS. Każdy temat miesiąca to praktyczne przykłady wyliczeń oraz wskazówki, jak rozliczać się z ZUS, żeby minimalizować ryzyko popełnienia błędów.

Wniosek Z-15B – instrukcja z praktycznym komentarzem

Wniosek Z-15B wypełnia ubezpieczony, który ubiega się o wypłatę zasiłku opiekuńczego z powodu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny innym niż dziecko (w przypadku zasiłku opiekuńczego na dziecko jest to Z-15A). Wniosek Z-15B jest dokumentem niezbędnym (oprócz e-ZLA), bez którego płatnik zasiłku nie powinien przystępować do ustalenia prawa do zasiłku, a tym bardziej go wypłacać. Pracodawca, który ustali prawo do zasiłku opiekuńczego jedynie na podstawie zwolnienia lekarskiego e-ZLA, bez wniosku Z-15B, popełnia błąd. Wypłacone świadczenie ZUS uzna za bezpodstawne. Konieczna będzie dopłata składek ZUS na kwotę bezpodstawnie wypłaconego zasiłku (z odsetkami). Jeżeli zaś ubezpieczony poda w Z-15B nieprawdziwe dane, informacje lub oświadczenia, może to oznaczać, że otrzyma nienależną wypłatę zasiłku i będzie musiał go zwrócić. Nienależnie pobrany zasiłek musi zwrócić na rachunek ZUS albo zostanie mu potrącony z należnych świadczeń (np. z kolejnego albo innych zasiłków). Decyzję w sprawie zwrotu nienależnego zasiłku wydaje ZUS. Dlatego tak ważne jest, aby ubezpieczony prawidłowo wypełnił wniosek na druku Z-15B. Bardzo często, jeżeli ma wątpliwości dotyczące wypełnienia poszczególnych pól, przyjdzie z tym do pracodawcy.

Pracodawca zmienił pracownikowi wymiar etatu – składki i zasiłki

O zmianie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy należy poinformować ZUS, wykazując go w raporcie rozliczeniowym ZUS RCA. Ale nie tylko w tym dokumencie przekazywanym do ZUS pracodawca oznacza zmianę wymiaru etatu. Zmiana etatu oznacza również określone konsekwencje przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych.

Pracownik choruje – kiedy to będzie ten sam okres zasiłkowy

Co prawda zasady dotyczące zliczania poszczególnych okresów choroby do jednego okresu zasiłkowego są czytelne, to praktyka wskazuje również na przypadki szczególne, które wymagają doprecyzowania. Warto wspomnieć choćby, że o zaliczeniu okresu choroby do okresu zasiłkowego nie zawsze decyduje samo zaświadczenie lekarskie, lecz np. opinia lekarza leczącego. Albo okoliczności powodujące, że niektórych okresów orzeczonej niezdolności do pracy nie należy zaliczać do okresu zasiłkowego, natomiast wliczać takie, za które nie przysługuje wypłata zasiłku chorobowego. W okresie zasiłkowym należy uwzględniać nie tylko niezdolności do pracy, za które przysługuje zasiłek chorobowy, lecz także okresy wynagrodzenia za czas choroby wypłacane pracownikom na podstawie art. 92 kp. Ważne, aby znać nie tylko ogólne zasady zliczania okresu zasiłkowego, ale również rozwiązania przypadków szczególnych. Trzeba pamiętać o dokumentach przekazywanych do ZUS w celu realizacji wypłaty zasiłku za okres po ustaniu zatrudnienia.

Regulamin wynagradzania w 2024 r. – przykładowe wzory zapisów

Zasady wypłaty wynagrodzeń pracowników – zarówno składników podstawowych, jak i dodatkowych – pracodawca powinien ustalać w regulaminie wynagradzania. Kwestii wynikających z przepisów (np. obowiązkowe odprawy, dodatki za nadgodziny) nie trzeba wpisywać do regulaminu. Jednak dla porządku warto to zrobić. Jak ukształtować zapisy regulaminu wynagradzania tak, aby niczego ważnego nie pominąć, ale zarazem tak, aby były one przydatne dla pracodawcy? Sprawdź wskazówki oraz skorzystaj z gotowych wzorów zapisów regulaminowych.

Trzynastka za 2023 rok – na co należy zwrócić uwagę

Do końca pierwszego kwartału pracodawcy będący jednostkami budżetowymi mają obowiązek wypłacenia trzynastek za rok ubiegły. W związku z tym, że jest to dochód uwzględniany w podstawie wymiaru składek oraz w świadczeń chorobowych, błędy przy ustalaniu uprawnień do trzynastej pensji oraz jej naliczaniu pociągają za sobą określone konsekwencje w zakresie rozliczeń z ZUS.

Obowiązki pracodawcy ZUS na koniec roku

Końcówka roku dla płatników składek jest z reguły okresem wzmożonej pracy. To wtedy najczęściej ma miejsce przekroczenie rocznej kwoty granicznej, oznaczające konieczność przeliczenia podstaw wymiaru składek emerytalno-rentowych. Płatnicy muszą się przygotować do zmian, które nastąpią 1 stycznia kolejnego roku. Powinni też pamiętać, że tylko do końca bieżącego roku mogą złożyć korektę niektórych dokumentów rozliczeniowych, dlatego warto sprawdzić ich poprawność. Jeszcze inne obowiązki  spoczywają na płatnikach składek uprawnionych do wypłaty świadczeń chorobowych.

Jak wykazywać w dokumentach rozliczeniowych pracę w czasie urlopu macierzyńskiego

Pracownicy korzystający z urlopu macierzyńskiego często podejmują w tym czasie pracę zarobkową – najczęściej na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Poza nielicznymi wyjątkami osoby te z tytułu dodatkowego zarobkowania muszą być zgłoszone do ubezpieczeń na odpowiednich drukach z odpowiednimi kodami. Ponadto, co miesiąc muszą być za nie składane dodatkowe dokumenty rozliczeniowe. Ich zakres oraz sposób  wypełnienia uzależniony jest od podstawy świadczenia pracy dodatkowej.

Kontrola ZUS – sprzeciw, zażalenie, zastrzeżenia do protokołu, odwołanie od decyzji

Każda firma prędzej czy później będzie skontrolowana przez inspektorów ZUS. Kontroli takiej można się spodziewać średnio w okresach pięcioletnich. Ale ponieważ w ostatnich 3 latach pomoc państwa dla przedsiębiorców m.in. z w zakresie opłacania składek do ZUS była dość znaczna, to  inspektorzy kontroli ZUS odwiedzają firmy częściej niż te statystyczne co 5 lat. Dotyczy to zwłaszcza tych korzystających z pomocy państwa. Ale nie tylko. Jak się przygotować do kontroli, a potem jak ewentualnie odwoła się od jej ustaleń – to jedne z ważniejszych pytań. Zadajemy je sobie tuż przed samą kontrolą. Warto wspomnieć, że w najbliższym czasie ZUS szykuje naprawdę dużą akcję kontrolowania firm, które korzystają z obniżonej stawki za gaz w okresie od 1 kwietnia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. (piekarnie i cukiernie). Można się spodziewać, że to dopiero początek. 

Jak ustalać podstawę wymiaru zasiłków w przypadku przekroczenia 30-krotności?

Gdy przychód pracownika w którymkolwiek z miesięcy branych pod uwagę przy ustalaniu podstawy zasiłkowej przekroczył tzw. 30-krotność, oznacza to dla płatnika składek dodatkowe obliczenia. Trzeba m.in. obliczyć średni wskaźnik składek, a to z kolei wymaga kilku dodatkowych działań. Wszystko to po to, żeby uniknąć ewentualnych nadpłat świadczeń chorobowych oraz korekt list płac i dokumentów rozliczeniowych ZUS.