Dokumentacja Dział „Dokumentacja” zawiera informacje i praktyczne wskazówki dotyczące dokumentów zgłoszeniowych oraz raportów i deklaracji rozliczeniowych. Można tu znaleźć również wyjaśnienia dotyczące dokumentacji zasiłkowej – niezbędnej do ustalenia prawa do zasiłku oraz jego wypłaty.

Pracownik czeka na przyznanie renty po świadczeniu rehabilitacyjnym – jakie obowiązki ma pracodawca

Pytanie: Nasz pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim 182 dni, a następnie 12 miesięcy przebywał na świadczeniu rehabilitacyjnym. Przed końcem świadczenia rehabilitacyjnego złożył wniosek do ZUS o przyznanie renty z tytułu niezdolności do pracy. Świadczenie było przyznane do 19 marca 2024 r. 20 marca br. pracownik był na komisji lekarskiej w ZUS. Obecnie oczekuje na decyzję ZUS w sprawie przyznania renty. Umowa z pracownikiem nadal trwa. Czy po wyczerpaniu przez pracownika okresu pobierania świadczenia rehabilitacyjnego jako zakład pracy powinniśmy skierować go na badania kontrolne?

Wsteczne świadczenie rehabilitacyjne – jak wykazać w raportach do ZUS

Pytanie: Proszę o informację, w którym miesiącu powinnam rozliczyć wsteczne świadczenie rehabilitacyjne pracownika. Oto opis sytuacji: wynagrodzenie wypłacamy z dołu do 10. dnia następnego miesiąca. Pracownik w styczniu 2024 r. otrzymał zasiłek chorobowy za 7 dni (grudzień 2023 r.) Za resztę miesiąca miał usprawiedliwioną nieobecność niepłatną. W styczniu otrzymałam decyzję z ZUS o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego dla pracownika z datą wsteczną (pozostałe dni grudnia, za które nie miał wypłaconego świadczenia). W lutym, sporządzając listy płac, naliczyłam korektę świadczenia za grudzień 2023 r. oraz styczeń 2024 r. (jesteśmy płatnikiem zasiłków). Z racji sporządzania deklaracji do 20. każdego miesiąca (kod 6) ujęłam kwotę zasiłku za grudzień (kod 313) i korygowanego świadczenia rehabilitacyjnego (kod 321) na RSA za grudzień 2023 (DRA 01_2024). Proszę o informację, czy zrobiłam prawidłowo, czy najpierw powinnam wykazać nieobecność usprawiedliwioną niepłatną i dopiero później zrobić korektę, czy może wykazać to dopiero w deklaracji za miesiąc, w którym faktycznie świadczenie zostało wypłacone (czyli w deklaracji za luty DRA 03_2024)?

Nietrzeźwy pracownik niedopuszczony do pracy – jak wykazać go w raporcie ZUS RSA

Pytanie: Pracodawca przeprowadził kontrolę trzeźwości pracowników. Jeden z nich był w stanie nietrzeźwości, w związku z czym nie dopuszczono go do pracy. Jaką nieobecność należy wpisać za ten dzień pracownikowi do karty czasu pracy? Jaki kod przerwy należy wskazać w ZUS RSA?

Powołanie na wojskowe ćwiczenia krótkotrwałe – jak wykazać w raportach rozliczeniowych

Pytanie: Pracownik otrzymał kartę powołania na ćwiczenia krótkotrwałe. Jak powinien postąpić pracodawca w takim przypadku? Jaki będzie to typ nieobecności w pracy? Z jakim kodem uwzględniamy w raporcie ZUS RCA czy RSA?

Zmiana systemu wynagradzania oraz przesunięcie terminu wypłaty dla części pracowników – jak wykazać w raportach imiennych

Pytanie: Od przyszłego miesiąca pracownikom fizycznym zmienimy zasady wynagradzania, w wyniku czego przejdą z wynagrodzenia stałego na wynagrodzenie akordowe. Przesunięty zostanie również obowiązujący ich termin wypłaty wynagrodzeń – z końcówki miesiąca na termin do 10. dnia kolejnego miesiąca. Jak wykazać tego rodzaju zmianę w dokumentach rozliczeniowych?

Zmiana nazwiska, adresu oraz dowodu osobistego pracownika – jak poinformować ZUS

Pytanie: Pracownica poinformowała nas, że wyszła za mąż, przyjmując wraz z małoletnim dzieckiem nazwisko męża oraz że zmieniła adres. Zmiany te spowodowały też konieczność wymiany dowodu osobistego. Nowy dokument będzie do odbioru dopiero w przyszłym miesiącu. Jak poinformować ZUS o wspomnianych zmianach?  Czy zrobić to już teraz, czy poczekać aż osoba ta odbierze nowy dowód osobisty?

Premia roczna dla byłych pracowników oraz wdowy – jak ją wykazać w dokumentach

Pytanie: Premię roczną za rok ubiegły otrzymają także byli pracownicy, a w jednym przypadku – wdowa po pracowniku. Wiadomo, że podlega ona oskładkowaniu. Jak ją rozpisać w dokumentach rozliczeniowych?

Rozpoczęcie urlopu rodzicielskiego – jak wykazać w dokumentach do ZUS

Pytanie: Pracownik wystąpił z wnioskiem o udzielenie 9-tygodniowego urlopu rodzicielskiego, przy czym chce go rozpocząć nie z początkiem miesiąca, a w jego trakcie. Jak ustalić podstawę wymiaru składek za ten miesiąc, jeżeli osoba ta otrzymuje stałe wynagrodzenie zasadnicze oraz naliczany od niego dodatek stażowy? Jakie złożyć dokumenty rozliczeniowe za wspomniany miesiąc?

Nieopłacone składki na ubezpieczenia społeczne ze zlecenia z własnym pracownikiem – co ma zrobić płatnik – jak skorygować błąd i jakie dokumenty przekazać do ZUS

Pytanie: Z 24-letnim pracownikiem będącym studentem studiów zaocznych podpisaliśmy dodatkową umowę zlecenie, z tytułu której zgłosiliśmy go tylko do ubezpieczenia zdrowotnego. Uznaliśmy, że stosuje się tu wyłączenie zawarte w art. 6 ust. 4 ustawy systemowej. Jak skorygować ten błąd?

Korekta innych dokumentów niż raporty i deklaracje rozliczeniowe – czy jest możliwa po 1 stycznia 2024 r.

Pytanie: Czy po 1 stycznia 2024 r. można  korygować inne dokumenty niż deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne (np. zgłoszenie do ubezpieczenia lub deklarację ZUS IWA)? Jeżeli taka korekta ma wpływ na deklaracje rozliczeniowe i imienne raporty miesięczne (np. w wyniku korekty deklaracji ZUS IWA doszło do ustalenia nowej stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe), to czy ZUS wykona z urzędu korekty deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych jeżeli nie minął 5-letni okres wskazany w art. 48d.